Dù công nghệ thông tin có phát triển, việc số hóa tài liệu tại các doanh nghiệp ngày càng được đẩy mạnh và hoàn thiện thì cũng không thay thế được công đoạn sao lưu, cất giữ hồ sơ giấy. Việc lưu lại bản giấy đòi hỏi người thực hiện (thông thường là thư lý văn phòng) chẳng những phải có trình độ chuyên môn cao, kĩ năng quản lý tốt mà còn phải tự rèn luyện tính cẩn thận, tỉ mỉ. Và tủ cơ quan chính là trợ thủ đắc lực trong việc cất giữ hồ sơ. Vật dụng hữu ích này vừa giúp bạn thuận tiện trong việc phân loại giấy tờ, vừa đảm bảo an toàn thông tin. Hoạt động lâu năm trong lĩnh vực thanh lý nội thất văn phòng, thumuabanghe.com xin chia sẻ với bạn bí quyết quản lý tủ cơ quan hiệu quả và cách chọn mua tủ hợp lý.
Tùy vào loại hình kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp mà bạn sẽ phải áp dụng nhiều cách phân loại hồ sơ khác nhau như:
- Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.
- Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A, B, C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời – thống kê – thư từ – tiếp thị. Như vậy chúng ta cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ.
- Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.
Ngoài ra, bạn nên lập danh mục hồ sơ. Đó là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà bạn có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng
Để tránh trường hợp đáng tiếc xảy ra, gây cản trở công việc thì bạn nên chủ động sao chép chìa khóa đề phòng. Tiệm sửa khóa nào cũng cung cấp dịch vụ này. Tuy nhiên, bạn nên chọn những đơn vị uy tín và cam kết bảo mật. Nếu là người chịu trực tiếp quản lý chìa khóa, bạn không nên cho bất cứ ai mượn chìa khóa, đề phòng trường hợp rò rĩ thông tin, mất mát tài liệu quan trọng.
Tùy vào nhu cầu sử dụng và diện tích văn phòng mà bạn chọn mua loại tủ phù hợp. Thumuabanghe.com hiện đang thanh lý nội thất văn phòng với số lượng lớn. Trong đó tủ đựng hồ sơ có nhiều chất liệu (gỗ, nhôm, sắt…) và kích thước đa dạng.
Nếu có nhu cầu mua tủ đựng hồ sơ cũ, bạn hãy gọi ngay hotline 0902688849 để được thumuabanghe.com tư vấn lựa chọn sản phẩm phù hợp với giá tốt nhất!
